11.1 Composition
L’assemblée générale se compose des membres en règle de l’Association. Elle peut admettre des obserrvateurs, sans droit de vote.
11.2 Rôle
L’assembllée générale est l’autorité suprême de l’Association. Dans le respect des dispositions prévues aux présents règlements, elle exerce les fonctions suivantes :
11.2.1 élire les membres du conseil d’administration de l’Association après avoir fixé le nombre d’officiers ainsi que la composition du conseil.
11.2.2 déterminer les orientations et les politiques générales en accord avec les buts de l’Association.
11.2.3 établir les politiques spécifiques et en déterminer les actions particulières de son ressort ou qui lui sont soumises, notamment celles concernant le remboursement des dépenses.
11.2.4 confier des mandats particuliers au conseil d’administration.
11.2.5 approuver le plan d’action annuel.
11.2.6 approuver le rapport financier annuel des vérificateurs.
11.2.7 nommer les vérificateurs.
11.2.8 adopter les prévisions budgétaires annuelles.
11.2.9 fixer la cotisation annuelle ou spéciale des membres.
11.2.10 adopter ou modifier les présents règlements en vertu des dispositions prévues à l’article 21.
11.2.11 décider du nom de l’association et de toute modification à ce nom, par la suite.
Article 12 Réunions de l’assemblée générale
12.1 L’assemblée générale se réunit en séance annuelle sur convocation du président de l’association ou, à son défaut, du conseil d’administration. La séance annuelle de l’assemblée est convoquée sur préavis d’au moins dix (10) jours, au plus tard durant le 2e mois qui suit la fin de l’exercice financier. L’avis de convocation doit indiquer la date, l’heure, le lieu ainsi que les sujets prévus à l’ordre du jour. Il est transmis par courrier ou par courriel auprès des membres qui ont fourni à l'ACREQ leur adresse électronique.
12.2 Lors de la réunion annuelle de l’assemblée, à la majorité favorable des deux tiers des votes exprimés par les membres présents, l’assemblée peut être immédiatement saisie de toute affaire non énoncée dans l’avis de convocation dont la soumission n’est pas spécialement réglementée par les dispositions des présents règlements.
12.3 L’assemblée générale se réunit en séance extraordinaire sur convocation du président de l’Association ou du conseil d’administration ou suite à la requête écrite de quinze (15) membres provenant d’au moins cinq (5) sections différentes. L’avis de convocation doit indiquer la date, l’heure, le lieu ainsi que les sujets prévus à l’ordre du jour. Il est transmis par courrier ou par courriel auprès des membres qui ont fourni à l'ACREQ leur adresse électronique
12.4 En aucun cas l’assemblée réunie en séance spéciale ne peut être saisie d’une question non énoncée dans l’avis de convocation.
12.5 À la réunion annuelle, de même qu’aux réunions spéciales, les membres présents forment le quorum.
12.6 Le vote se prend à main levée à moins que cinq membres présents ne requièrent le vote secret; toutefois, le scrutin d’élection se tient à vote secret.
12.7 L’assemblée dispose de toutes les questions de sa compétence, à la majorité des voix, sauf dans les cas spéciaux prévus aux présentes.
12.8 Les autres règles de fonctionnement de l’assemblée générale sont déterminées au début des réunions et soumises à l’approbation de l’assemblée.
12.9 Le président d’assemblée dispose des cas non prévus en se référant aux règles de procédure des assemblées délibérantes prévues au Code Morin. Suite à l’appel d’un membre insatisfait, l’assemblée peut renverser une décision du président. Dans ce cas, une majorité absolue des votes exprimés suffit.
Article 13 Conseil d’administration
13.1 Composition
Le nombre d’officiers du conseil d’administration est fixé par l’assemblée générale. Il peut être de cinq, de sept ou de neuf. Il se compose du président, du vice-président, du secrétaire, du trésorier et d’un, trois ou cinq directeurs.
13.2 Modification
Toute proposition de modification du nombre de membres du conseil doit, pour être recevable, être inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale où elle sera présentée. Ledit ordre du jour est, conformément à l’article 12.1, joint à la convocation.
13.3 Rôle du conseil d’administration
13.3.1 défendre les intérêts des membres.
13.3.2 aider les membres dans la solution de problèmes relatifs à la retraite.
13.3.3 veiller à l’animation des sections.
13.3.4 réaliser le plan d’action annuel et prendre charge d’études relatives à l’amélioration de certaines situations sociales ou économiques de ses membres, les en informer et, au besoin, produire des mémoires.
13.3.5 préparer et soumettre à l’assemblée générale le plan d’action annuel.
13.3.6 administrer le budget et autoriser le remboursement des dépenses selon les politiques, normes et modalités adoptées par l’assemblée générale.
13.3.7 réglementer la tenue de ses propres réunions.
13.3.8 inviter, avant le 15 mai des années impaires, les membres de chaque section à élire leur président de section et son adjoint, s’il y a lieu.
13.3.9 combler toute vacance qui survient en cours de mandat d’un membre du conseil d’administration.
13.3.10 mettre en vigueur un système de gestion et de contrôle efficaces afin d’assurer la garde, la conservation et l’utilisation optimale des ressources de l’Association.
13.3.11 préparer le budget annuel et le soumettre à l’assemblée générale pour approbation.
13.3.12 procéder aux délégations et assurer les représentations aux comités externes pertinents, à moins que les présentes n’en disposent autrement.
13.3.13 fixer les modalités de versement des cotisations.
13.3.14 engager le personnel de l’Association et /ou conclure toute entente avec des organismes pour assurer la gestion partielle ou totale des affaires courantes.
13.3.15 autoriser les contrats et documents engageant la responsabilité de l’Association, y compris en souscrivant, si jugé nécessaire, à une assurance-responsabilité.
13.3.16 décider du thème, du programme et du budget des congrès comme de ceux des autres activités de l’Association.
13.3.17 approuver la liste des organismes dont l’Association peut faire partie.
13.3.18 décider de toute demande d’une section de modifier son territoire.
13.3.19 décider de toute mesure appropriée en cas de situation de conflit d’intérêts.
13.3.20 former des comités ad hoc relatifs aux objets de sa compétence.
13.3.21 exercer les fonctions que l’assemblée générale lui délègue.
Article 14 Réunions du conseil d’administration
14.1 Le conseil d’administration se réunit au moins trois (3) fois par année, généralement sur convocation écrite du président. Les réunions du conseil peuvent être tenues par rencontre des officiers en un lieu déterminé, par conférence téléphonique ou par tout autre moyen électronique qui permet à l'ensemble des participants de dialoguer entre eux.
14.2 L’avis de convocation doit être signifié au moins dix (10) jours avant la date prévue pour la tenue de la réunion. Il est transmis par courrier ou par courriel auprès des membres du conseil qui opnt fourni à l'ACREQ leur adresse électronique. L'avis de convocation doit toujours indiquer la date, l'heure, le lieu ainsique les sujets à l'ordre du jour de la réunion. En tout temps, tout membre du conseil d’administration peut ajouter, aux fins de débat, une ou plusieurs questions à l’ordre du jour. Toutefois, dans ce cas, aucune décision ne pourra être prise sur la question, à moins que tous les membres du conseil soient présents. Exceptionnellement si, de l’avis du président, ou à la demande d'au moins deux officiers, les circonstances exigent qu’une réunion soit tenue plus rapidement, le délai de signification prévu di-dessus ne s'applique pas. Dans ce cas, une convocation verbale pour une réunion plus hâtive suffit. Les officiers rejoints s'entendent sur le moment (date, heure) de la réunion et sur le moyen le plus approprié pour disposer du (des) sujets spécifiques exigeant une décision urgente (rencontre, conférence téléphonique ou autre). L'absence du domicile ou l'incapacité d'agir d'un officier ne peuvent emplêcher la tenue d'une telle réunion ni rendre invalide toute décision prise en pareil cas en autant que le quorum ait été respecté.
14.3 Un officier peut, avec le consentement des autres officiers présents à la réunion, participer à une réunon «rencontre» du conseil d'administration à l'aide de moyens électroniques dont le réléphone, lui permettant de commmuniquer avec les autres officiers participant à la réunion. Cet officier est en pareil cas réputé être présent à la réunion.
14.4 Les résolutions écrites par le secrétaire lors de toutes les réunions ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours d'une réunion régulièrement tenue et font partie du procès-verbal de chacune desdites réunions.
14.5 Le quorum est fixé selon la règle suivants : le nombre total d’officiers élus moins deux.
14.6 Le vote est pris à main levée ou oralement et un vote majoritaire est requis pour disposer des questions. Le président a droit de vote. En cas d’égalité des voix, son vote est prépondérant.
14.7 Le président est maître de la procédure. Tout membre peut en appeler d’une de ses décisions. Le vote majoritaire est requis pour renverser une décision.
Article 15 Mandat des officiers
15.1 Le mandat des officiers du conseil d’administration est de deux (2) ans. Il débute dès leur élection et se termine à la fin de la période pour laquelle ils ont été élus. Il peut être renouvelable.
15.2 Toute vacance d’un officier en cours de mandat est comblée par le conseil d’administration.
Article 16 Élection des officiers
16.1 Les officiers de l’Association sont élus en alternance par les membres présents lors de l’assemblée générale annuelle, et ce, selon les dispositions prévues à cet effet dans les présents règlements.
16.2 Alternance
16.2.1 Années paires : le président, le secrétaire et un directeur.
16.2.2 Années impaires : le vice-président, le trésorier et les directeurs qui ne sont pas soumis à l’élection des années paires.
16.3 Procédure d’élection
16.3.1 Le moment venu à l’ordre du jour de procéder à l’élection, l’assemblée générale désigne, pour l’élection, un président, un secrétaire et deux scrutateurs. En acceptant leurs fonctions, les personnes désignées perdent, durant l’élection, leur droit de se porter candidat à un poste ouvert.
16.3.2 Seuls les membres de l’Association ont droit de vote et peuvent être mis en candidature.
16.3.3 Mise en candidature. Les mises en candidature ont lieu lors de l’assemblée générale annuelle et se font au moment prévu à l’ordre du jour, de la manière suivante :
16.3.3.1 Le président d’élection annonce les postes à pourvoir et nomme les candidats sortants. Les mises en candidature et la votation, s’il y a lieu, se font poste après poste selon l’ordre suivant : président, vice-président, secrétaire, trésorier, directeur(s).
16.3.3.2 Le président d’élection appelle les mises en candidature à un poste; il clôt la période de mise en candidature lorsqu’il n’y a plus de proposition.
16.3.3.3 Tout membre peut proposer la candidature d’un autre membre. Cette proposition est recevable si elle est appuyée par au moins deux autres membres.
16.3.3.4 Dans l’ordre inverse des propositions, le président d’élection demande à chaque membre mis en nomination s’il accepte ou s’il refuse d’être candidat. Tout membre mis en nomination peut, s’il est absent de l’assemblée, signifier son acceptation par écrit en autant qu’il l’a signée et déposée au président d’élection avant la période de mise en nomination pour le poste convoité.
16.3.3.5 Le président d’élection invite chaque candidat à se présenter aux membres de l’assemblée et lui alloue, pour ce faire, un temps maximum de 3 minutes.
16.3.3.6 Si le nombre de candidats à un poste est égal au nombre de candidat(s) requis pour ce poste, le président d’élection déclare le ou les candidats élu(s) par acclamation.
16.3.3.7 Si un poste requiert plusieurs candidats et que leur nombre est inférieur au nombre requis pour ce poste, le président d’élection le ou les déclare élu(s) par acclamation et demande à l’assemblée de nouvelles propositions pour le ou les postes non comblé(s) conformément aux paragraphes 16.3.3.1 à 16.3.3.4 ci-dessus.
16.3.3.8 Si le nombre de candidats à un poste est supérieur au nombre de candidats requis pour ce poste, le président d’élection procède à la votation.
16.3.4 Votation
16.3.4.1 Le président d’élection invite les membres à prendre place pour la votation et s’assure de leur identité.
16.3.4.2 Le président d’élection ordonne le scrutin secret et fait distribuer un bulletin de vote à chaque membre par les scrutateurs.
16.3.4.3 Le président d’élection rappelle le nom de la ou des personnes sortante(s) et le nom des candidats. Il indique le nombre de nom(s) à choisir parmi les candidats et à inscrire sur le bulletin.
16.3.4.4 Chaque membre exerce son droit de vote en inscrivant sur le bulletin un nom de candidat pour chaque poste à combler.
16.3.4.5 Les scrutateurs recueillent les bulletins de vote, en vérifient l’authenticité et procèdent au décompte sous la surveillance du secrétaire d’élection.
16.3.4.6 Le président d’élection déclare élu(s) celui ou ceux qui a ou qui ont obtenu le plus grand nombre de voix et s’assure de la destruction des bulletins.
16.3.4.7 En cas d’égalité de voix entre des candidats, le président ordonne un deuxième tour de scrutin selon la procédure ci-dessus.
16.3.4.8 Un candidat ou au moins cinq membres peuvent demander de recompter les bulletins avant qu’ils soient détruits.
Article 17 Rôle des officiers élus
17.1 Le président exerce les fonctions suivantes :
17.1.1 convoquer les réunions de l’assemblée générale et du conseil d’administration.
17.1.2 présider ces réunions ou demander que soit désigné quelqu’un pour ce faire.
17.1.3 exercer un droit de surveillance générale sur les affaires de l’Association.
17.1.4 représenter l’Association dans ses relations extérieures.
17.1.5 contresigner les procès-verbaux, signer tous les documents requérant sa signature et accomplir les devoirs qui lui sont assignés par le conseil d’administration.
17.1.6 s’assurer que chaque membre du conseil d’administration s’acquitte de sa tâche.
17.1.7 rendre compte de son mandat à la réunion annuelle de l’assemblée générale.
17.2 Le vice-président exerce les fonctions suivantes :
17.2.1 remplacer le président en cas d’incapacité d’agir ou à sa demande.
17.2.2 assister le président dans ses tâches de représentation de l’Association.
17.2.3 convoquer toute réunion, en cas de défaut ou d’incapacité du président à le faire.
17.2.4 être responsable des dossiers que lui confie le président de l’Association.
17.3 Le secrétaire exerce les fonctions suivantes :
17.3.1 assumer la responsabilité des archives, documents et effets de l’Association.
17.3.2 soumettre, sur demande, aux instances appropriées, les documents et autres effets de l’Association.
17.3.3 dresser et signer les procès-verbaux des réunions de l’assemblée générale et du conseil d’administration.
17.3.4 assumer toute responsabilité que le président ou le conseil d’administration lui confie.
17.4 Le trésorier exerce les fonctions suivantes :
17.4.1 agir comme contrôleur des finances de l’Association.
17.4.2 siggner ou contresigner les chèques, billets et autres effets négociables qui engagent la responsabilité de l’Association.
17.4.3 s’assurer de la tenue des livres de comptabilité de l’Association.
17.4.4 s’assurer de la vérification des états financiers avant la tenue de la réunion annuelle de l’assemblée générale.
17.4.5 présenter à l’assemblée générale le rapport financier et le rapport des vérificateurs.
17.4.6 assumer toute responsabilité quue le président ou le conseil d’administration lui confie.
17.5 Le(s) directeur(s) exerce(nt) les fonctions suivantes :
17.5.1 assumer toute tâche que le président ou le conseil d’administration lui (leur) confie.
Article 18 Exercice financier
L’exercice financier de l’Association se termine le 30 avril de chaque année.
Article 19 Chèques, lettres de change...
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